כיצד מתכננים ביצוע משימה מורכבת (Scope management)

כל משימה , באשר היא, דורשת מהאדם אשר יוזם אותה תחילה לקבל החלטה באשר ליעדה. ברגע שהוחלט מה היעד ותוצרי המשימה וגובש התקציב ומועדי הביצוע, יש לגשת לתכנון המשימה.

בשלב הזה אנו נדרשים לשאול את עצמנו את השאלות הבאות :

1. ממה מורכבת המשימה מבחינת חבילות עבודה work packages?
2. מי יכול לסייע לי במשימה?
3. כיצד אחלק את תקציב המשימה?
4. מתי כל משימת משנה תבוצע?

במאמר זה ניגע בחשיבות חלוקת המשימה לחבילות עבודה לשם הצלחתה .

חלוקה לחבילות עבודה נקראת בשמה המקצועי WBS – work breakdown structure . לעניות דעתי זהו אחד מכלי העבודה הניהוליים לתכנון משימה מורכבת החשובים ביותר בעולם המודרני. רמת חשיבותו גבוהה ביותר, מכיוון שהביצוע בחלוקה ברוב המשימות אינו נכון . במקרה זה נדרש מאמץ יתר, הקצאת משאבים גדולה יותר ולעיתים קרובות גם כישלון במשימה.

ה- WBS מגדיר את ארגון העבודה ומהווה נגזרת לתכנון כלל חלקי הפרויקט ובכללם: תכנון תקציב למשימה/פרויקט, תכנון מבנה ארגוני למשימה/פרויקט ע"י הגדרת חבילות עבודה במונחי הספקות ללקוחות - מוצרים, שירותים ומידע, תוך זיהוי תמחירי.

ניתן לחלק כל משימה לחבילות עבודה בגישות שונות . להלן סוגי החלוקה האפשריים:

חלוקה על פי תוצרים

תוצר הינו תכולה ברורה המתקבלת בדרך כלל על ציר הזמן כגון: אישור אב טיפוס, קבלת היתר, אישור תקציב, תחילת מבחן וכדומה. בניהול על פי תוצרים הציפייה תהיה שעד שלא יתקבל התוצר, חבילת העבודה לא הסתיימה .האחריות הנגזרת של מבצע המשימה היא להעמיד את התוצר עם כל המשמעויות. הגדרת התוצר חייבת להיות חדה וברורה.

חלוקה על פי מבנה ארגוני

במבנה ארגוני נתייחס למחלקות החברה השונות ונחלק את חבילות העבודה בהתאם. לדוגמא , תפקיד מחלקת השיווק במשימה של ביסוס המיתוג, תפקיד מחלקת הייצור במשימה של תכנון אריזות חדשות ותפקיד מחלקת הרכש במשימה על עדכון כלל הספקים בשינוי.

חלוקה על פי ציר הזמן

חלוקה זו הינה האינטואיטיבית ביותר והנהוגה בדרך כלל, אבל אינה בהכרח הנכונה ביותר. חלוקה זו תדבר על ציר הזמן ותשאל מה מבצעים ראשון ומה לאחריו וכך הלאה לדוגמא: תכנון, רכש, ביצוע, מסירה וכו'.

חלוקה גיאוגרפית

חלוקה זו הינה לפי אזורים גאוגרפיים . לדוגמא , חלוקת המלצרים שנותנים שרות לפי שולחנות . כל מלצר יקבל מספר שולחנות והמלצרים יטפלו מתחילה ועד סיום בכל דרישות השולחן. דוגמא נוספת יכולה להיות בבניית כביש מספר אחד (תל אביב-ירושלים). חלוקתו לאזורים גיאוגרפיים מאפשרת עבודה במקביל למספר קבלנים ושימוש במספר רב של כלים בו זמנית.

חלוקה מקצועית

חלוקה זו הינה לפי מקצועות המשימה לדוגמא כמו זו של בית הקפה , ניתן הפעם לחלק את המלצרים לפי נושא. מלצר אחד יהיה אחראי על שתייה חמה וקרה, קרי עבודה מול הבר. מלצר אחר יהיה אחראי לדברי מאכל, קרי עבודה מול המטבח. מלצר נוסף יהיה אחראי על האירוח והתשלום הסופי , קרי עבודה מול הקופה. בעזרת המחשוב כל אחד מזין בדיוק את ההזמנה ומספק את הדרישה המדויקת. דוגמא נוספת יכולה להיות בבנייה. חלוקה לפי נושאים של : חשמל, שלד מעטפת, אינסטלציה, גמרים וכדומה.

 

לסיכום , חשוב מאוד להחליט על שיטת עבודה אחת ולא ליצור מספר שיטות באותה משימה. זהו בדיוק המתכון לבלימת משימה וערבוב תחומים, חפיפה מיותרת או יותר גרוע משימות שנופלות בין השולחנות.

 

**הכותב הינו רכז אקדמי של קורס ניהול פרויקטים במכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה בתחום : ניהול כללי , ניהול פרויקטים , יעוץ עסקי , סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה , שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים והפקת אירועים .